Privacyverklaring
Kraamzorg Monic vindt het belangrijk dat persoonsgegevens zorgvuldig, veilig en transparant worden verwerkt. In deze privacyverklaring staat welke gegevens kunnen worden verwerkt, waarom dat gebeurt, met wie gegevens eventueel worden gedeeld en welke rechten u heeft.
Alleen wanneer nodig
Kraamzorg Monic verwerkt alleen gegevens die nodig zijn voor contact, een zorgaanvraag, de uitvoering van kraamzorg of een wettelijke verplichting.
Extra bescherming
Gegevens over zwangerschap, gezondheid, moeder en baby worden behandeld als bijzonder gevoelige persoonsgegevens.
Geen verkoop van gegevens
Persoonsgegevens worden niet verkocht en niet gebruikt voor profilering of advertenties door Kraamzorg Monic.
De verwerkingsverantwoordelijke
Kraamzorg Monic bepaalt voor welke doelen en op welke manier persoonsgegevens worden verwerkt. Voor privacyvragen is Monic het rechtstreekse aanspreekpunt.
2717 HT Zoetermeer
E-mail: info@kraamzorgmonic.nl
Website: kraamzorgmonic.nl
Website, contact en kraamzorg
Deze privacyverklaring is van toepassing op persoonsgegevens die Kraamzorg Monic verwerkt via de website, formulieren, e-mail, telefoon, een zorgaanvraag, een zorgovereenkomst, de uitvoering van kraamzorg en de publicatie van een review.
Wanneer een zorgovereenkomst tot stand komt, kunnen daarnaast specifieke wettelijke regels voor de gezondheidszorg, het kraamdossier, het beroepsgeheim en het delen van zorggegevens van toepassing zijn.
Deze privacyverklaring geeft daarvan een algemeen overzicht. Afspraken die specifiek bij de zorgverlening horen kunnen ook worden opgenomen in de zorgovereenkomst, intake of andere informatie die rechtstreeks aan het kraamgezin wordt verstrekt.
Persoonsgegevens per contactmoment
Welke gegevens worden verwerkt hangt af van de manier waarop iemand contact opneemt en van de vraag of daadwerkelijk kraamzorg wordt aangevraagd en geleverd.
Bezoek aan de website
Bij een websitebezoek kunnen technische gegevens worden verwerkt, zoals het IP-adres, datum en tijdstip, browser- en apparaatgegevens, bezochte pagina’s en beveiligings- of foutmeldingen.
Contactformulier
Het formulier kan naam, e-mailadres, telefoonnummer, woonplaats, uitgerekende datum, voorkeur voor contact, de inhoud van de vraag of het bericht en de ingevulde privacyverklaring bevatten.
Contact per e-mail of telefoon
Hierbij worden de verstrekte contactgegevens, de inhoud van de communicatie en informatie die nodig is om de vraag te beantwoorden verwerkt.
Aanmelding en zorgverlening
Wanneer kraamzorg wordt aangevraagd of geleverd, kunnen voor zover noodzakelijk naam- en adresgegevens, geboortedatum, BSN, polis- en verzekeringsgegevens, uitgerekende datum, zorgafspraken, gezondheidsgegevens, controles, observaties en gegevens in het kraamdossier worden verwerkt.
Afstemming met zorgverleners
Voor goede en veilige zorg kan informatie worden vastgelegd over overleg met bijvoorbeeld de verloskundige, een lactatiekundige of een andere betrokken zorgverlener.
Reviews en ervaringen
Bij het insturen of publiceren van een ervaring kunnen de afgesproken naam, de tekst van de ervaring en de toestemming voor publicatie worden bewaard.
Het formulier is bedoeld voor een eerste contact, een vraag en het beoordelen van werkgebied of beschikbaarheid. Medische of zeer gevoelige informatie kan beter rechtstreeks en via een daarvoor geschikte zorgroute worden besproken.
Doelen en wettelijke grondslagen
Kraamzorg Monic verwerkt persoonsgegevens alleen wanneer daarvoor een doel en een geldige wettelijke grondslag bestaan.
| Verwerking | Doel | Grondslag |
|---|---|---|
| Contact en beschikbaarheid | Een vraag beantwoorden, contact opnemen en beoordelen of Kraamzorg Monic rond de uitgerekende datum en in het werkgebied beschikbaar is. | Het nemen van stappen op verzoek van de aanvrager vóór het sluiten van een overeenkomst. |
| Intake en zorgovereenkomst | De zorgvraag bespreken, afspraken vastleggen en de overeengekomen kraamzorg organiseren. | Voorbereiding en uitvoering van de zorgovereenkomst. |
| Kraamzorg en kraamdossier | Veilige en verantwoorde zorg bieden aan moeder, baby en gezin, controles vastleggen en waar nodig afstemmen met andere zorgverleners. | Uitvoering van de zorgovereenkomst, wettelijke verplichtingen in de gezondheidszorg en de uitzondering voor noodzakelijke verwerking van gezondheidsgegevens voor het verlenen en beheren van gezondheidszorg. |
| Administratie en declaratie | Factureren, declareren, betalingen verwerken en voldoen aan fiscale en andere administratieve verplichtingen. | Uitvoering van de overeenkomst en wettelijke verplichting. |
| Websitebeveiliging | De website technisch laten functioneren, misbruik voorkomen, storingen onderzoeken en de website beveiligen. | Het gerechtvaardigde belang van Kraamzorg Monic bij een betrouwbare en veilige website. |
| Publicatie van een review | Een ervaring van een kraamgezin op de website publiceren. | Afzonderlijke toestemming van degene die de ervaring verstrekt. |
| Niet-noodzakelijke cookies of externe inhoud | Externe functies tonen die niet strikt noodzakelijk zijn voor de werking van de website. | Toestemming, wanneer die volgens de geldende regels vereist is. |
Gegevens over zwangerschap en gezondheid
Informatie over zwangerschap, de uitgerekende datum, herstel, voeding, controles en de gezondheid van moeder of baby kan een gezondheidsgegeven zijn. Gezondheidsgegevens zijn bijzondere persoonsgegevens en krijgen extra bescherming.
Kraamzorg Monic verwerkt dergelijke gegevens alleen wanneer dit noodzakelijk is om een zorgaanvraag te beoordelen, kraamzorg te organiseren of verantwoorde zorg te verlenen.
De gegevens worden alleen ingezien door personen die deze voor hun taak nodig hebben. Voor zover het beroepsgeheim of een andere geheimhoudingsplicht van toepassing is, wordt die nageleefd.
Gezondheidsgegevens worden niet gebruikt voor advertenties, commerciële profilering of andere doelen die losstaan van de gevraagde zorg.
Dienstverleners en zorgpartners
Persoonsgegevens worden alleen gedeeld wanneer dat nodig is voor een beschreven doel, wanneer dit wettelijk verplicht is of wanneer daarvoor toestemming is gegeven.
| Ontvanger of categorie | Functie | Welke gegevens? |
|---|---|---|
| Tally | Het aanbieden en verwerken van het contactformulier. | De gegevens die de bezoeker zelf in het formulier invult. |
| Make | Het geautomatiseerd doorsturen van een nieuwe formulierinzending naar de e-mailomgeving van Kraamzorg Monic. | De formuliergegevens en technische uitvoeringsinformatie die nodig zijn om de automatisering uit te voeren. |
| Microsoft-e-maildiensten | Het verzenden, ontvangen en bewaren van e-mailberichten. | E-mailadressen, berichtinhoud, formuliergegevens en technische e-mailgegevens. |
| Websitehosting en beveiliging | Het beschikbaar, betrouwbaar en veilig houden van de website. | Technische gegevens, serverlogs, IP-adressen en beveiligingsmeldingen. |
| Verloskundige en andere zorgverleners | Afstemming en continuïteit van de zorg wanneer dit nodig en wettelijk toegestaan is. | Alleen de gegevens die noodzakelijk zijn voor de betreffende zorgvraag. |
| Zorgverzekeraar of administratieve partij | Declaratie, vergoeding, financiële administratie en wettelijke controle. | Alleen de gegevens die voor declaratie of administratie noodzakelijk en toegestaan zijn. |
| Overheidsinstantie of toezichthouder | Voldoen aan een wettelijke vordering of verplichting. | Alleen de gegevens die Kraamzorg Monic wettelijk moet verstrekken. |
Internationale doorgifte
Tally verklaart formuliergegevens in Europa op te slaan. Andere technische dienstverleners kunnen gebruikmaken van ondernemingen of infrastructuur binnen en buiten de Europese Economische Ruimte.
Wanneer persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt, moet daarvoor een geldige doorgiftegrondslag en een passend beschermingsmechanisme bestaan. Dit kan bijvoorbeeld een adequaatheidsbesluit, deelname aan een erkend gegevensbeschermingskader of het gebruik van door de Europese Commissie goedgekeurde standaardcontractbepalingen zijn.
Niet langer dan noodzakelijk
De bewaartermijn hangt af van het doel, de soort gegevens en eventuele wettelijke bewaarplichten.
| Soort gegevens | Bewaartermijn of criterium | Toelichting |
|---|---|---|
| Gewone contactaanvraag | Totdat de vraag volledig is afgehandeld en de gegevens niet meer nodig zijn. | Wanneer geen zorgovereenkomst volgt, worden de gegevens daarna verwijderd, tenzij zij nog nodig zijn voor een wettelijke verplichting, klacht, geschil of rechtsvordering. |
| Zorgaanvraag die tot zorg leidt | Zolang nodig voor voorbereiding, uitvoering en administratieve afronding van de zorg. | Gegevens die onderdeel worden van het kraam- of medisch dossier vallen onder de daarvoor geldende wettelijke bewaartermijn. |
| Medisch of kraamdossier | In beginsel minimaal 20 jaar vanaf de laatste wijziging in het dossier. | Een langere of afwijkende termijn kan gelden wanneer dit wettelijk verplicht of voor goede zorg noodzakelijk is. |
| Fiscale en financiële administratie | In beginsel 7 jaar. | Dit geldt voor gegevens die onderdeel zijn van de wettelijke basisadministratie. |
| Review en publicatietoestemming | Zolang de review wordt gepubliceerd of totdat de toestemming wordt ingetrokken. | Na intrekking wordt de review zo spoedig mogelijk van de website verwijderd, tenzij een wettelijke reden bestaat om bepaalde gegevens nog te bewaren. |
| Technische website- en beveiligingslogs | Alleen zolang deze nodig zijn voor beveiliging, foutonderzoek en technische werking. | De precieze technische termijn kan afhankelijk zijn van de instellingen van de hosting- en beveiligingsdiensten. |
| Tally-formuliergegevens | Totdat de inzending niet meer nodig is voor het contact of de zorg. | Wanneer Kraamzorg Monic een inzending in Tally verwijdert, meldt Tally dat deze binnen maximaal 90 dagen ook uit de back-ups wordt verwijderd. |
| Make-uitvoeringsgegevens | Volgens de ingestelde scenario- en accountbewaartermijn. | De gegevens worden alleen gebruikt om de verzending uit te voeren en eventuele technische fouten te onderzoeken. |
Technische informatie bij websitegebruik
Functionele en beveiligingscookies
De website kan functionele of beveiligingscookies en vergelijkbare technieken gebruiken die nodig zijn om pagina’s te laten werken, instellingen te onthouden, formulieren te beveiligen en misbruik tegen te gaan.
Tally-contactformulier
Het contactformulier wordt aangeboden via Tally. Wanneer het formulier wordt geladen of ingevuld, kan Tally technische gegevens en de door de bezoeker ingevulde formuliergegevens verwerken.
Google Maps
Op de werkgebiedpagina kan een ingesloten kaart van Google Maps worden weergegeven. Bij het laden van die kaart kan Google technische gegevens ontvangen, zoals het IP-adres, browser- en apparaatgegevens. Google kan daarbij cookies of vergelijkbare technieken gebruiken.
Op de verwerking door Google zijn ook de eigen privacyvoorwaarden van Google van toepassing.
Bescherming van persoonsgegevens
Kraamzorg Monic neemt passende technische en organisatorische maatregelen die zijn afgestemd op de aard van de gegevens en de risico’s van de verwerking.
- De website gebruikt een beveiligde HTTPS-verbinding.
- Toegang tot accounts en persoonsgegevens wordt beperkt.
- Formulier- en e-mailaccounts worden met inlogbeveiliging beschermd.
- Persoonsgegevens worden niet breder gedeeld dan noodzakelijk.
- Software, websiteonderdelen en koppelingen worden onderhouden.
- Beveiligingsincidenten worden onderzocht en waar nodig gemeld.
- Gegevens worden verwijderd wanneer zij niet meer nodig zijn.
Geen geautomatiseerde beslissingen
Kraamzorg Monic neemt geen besluiten die rechtsgevolgen of vergelijkbare aanzienlijke gevolgen voor personen hebben, uitsluitend op basis van geautomatiseerde verwerking.
Een contactformulier kan automatisch per e-mail worden doorgestuurd, maar de inhoud van de aanvraag en de beschikbaarheid worden door een persoon beoordeeld.
Controle over uw persoonsgegevens
Afhankelijk van de situatie heeft u verschillende rechten onder de AVG. Sommige rechten kunnen worden beperkt wanneer een wettelijke bewaarplicht of een andere wettelijke uitzondering geldt.
Recht op inzage
U kunt vragen welke persoonsgegevens Kraamzorg Monic over u verwerkt en hiervan een kopie ontvangen.
Recht op correctie
U kunt onjuiste of onvolledige persoonsgegevens laten verbeteren of aanvullen.
Recht op verwijdering
U kunt in bepaalde situaties vragen gegevens te verwijderen. Dit recht geldt niet onbeperkt wanneer een wettelijke bewaarplicht bestaat.
Recht op beperking
U kunt in bepaalde situaties vragen om het gebruik van uw gegevens tijdelijk te beperken.
Recht op bezwaar
U kunt bezwaar maken tegen verwerking die is gebaseerd op een gerechtvaardigd belang.
Gegevensoverdraagbaarheid
Wanneer aan de wettelijke voorwaarden is voldaan, kunt u vragen om gegevens in een gangbaar digitaal formaat.
Toestemming intrekken
Wanneer verwerking op toestemming berust, kunt u die toestemming voor de toekomst intrekken.
Een klacht indienen
U kunt een privacyklacht eerst bij Kraamzorg Monic en daarnaast bij de Autoriteit Persoonsgegevens indienen.
Een privacyverzoek indienen
Stuur een verzoek naar info@kraamzorgmonic.nl . Omschrijf zo duidelijk mogelijk op welk recht en welke gegevens het verzoek betrekking heeft.
Kraamzorg Monic reageert in beginsel binnen één maand. Wanneer een verzoek ingewikkeld is of meerdere verzoeken tegelijk worden gedaan, kan de wettelijke reactietermijn worden verlengd. U wordt daarover dan tijdig geïnformeerd.
Om misbruik te voorkomen kan om aanvullende informatie worden gevraagd waarmee de identiteit wordt gecontroleerd. Stuur niet ongevraagd een volledige kopie van een identiteitsbewijs per e-mail.
Neem eerst persoonlijk contact op
Heeft u een vraag of klacht over het gebruik van uw persoonsgegevens? Neem dan contact op via info@kraamzorgmonic.nl of bel 06 48 15 26 68 .
U heeft daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Nederlandse toezichthouder: Autoriteit Persoonsgegevens .
Wijzigingen in deze privacyverklaring
Deze privacyverklaring kan worden aangepast wanneer de website, formulieren, zorgverlening, gebruikte dienstverleners of wettelijke regels veranderen.
Op deze pagina staat steeds de meest actuele versie. Bij een belangrijke wijziging wordt de datum bovenaan bijgewerkt.
Neem rechtstreeks contact op met Kraamzorg Monic
Heeft u een vraag over deze verklaring, wilt u uw gegevens inzien of wilt u een wijziging doorgeven? Stuur dan een bericht. Uw verzoek wordt persoonlijk behandeld.